PRODUCTIVIDAD EN LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS

ü1. Introducción ..1

1.1. Objetivo ..3

1.2. Estructuración del manual ..4

1.3. Introducción a la elaboración de diagramas. ¿Qué es un diagrama? ..7

2. Elaboración y representación de un proceso ..9

2.1. Simbología para la elaboración de procesos ..33

3. Mejora de procesos ..45

3.1. Eliminar o minimizar las tareas que no añaden valor y duplicidades ..47

3.2. Representación en el diagrama de los puntos de inspección...55

3.2.1. Elaboración de listas de chequeo ..59

3.2.2. Situar los pasos de inspección (detección de errores) lo más cerca posible del lugar donde se comete el error ..59

3.2.3. Extraer tareas del bucle generado tras la inspección ..61

3.2.4. Eliminar la necesidad de los puntos de inspección ..65

3.3. Disposición de oficina ..67

3.4. Procedimentar y hacer delegables las tareas ..73

3.5. Combinar tareas con proceso anterior y/o posterior ..83

3.6. Unificar procesos. El equilibrado perfecto ..94

3.7. Agregar más tareas en paralelo ..99

3.8. Automatizar o mecanizar pasos ..101

3.9. Examinar tus procesos ..105

4. Mejora de productividad de las tareas ..107

4.1. "5S"......109

4.1.1. Separar lo necesario de lo innecesario ..110

4.1.2. Ordenar, definir el mejor lugar para cada cosa ..111

4.1.3. Limpieza de las áreas y los elementos ..111

4.1.4. Crear y establecer los estándares de limpieza ..112

4.1.5. Educar y comunicar para sustentar las cuatro primeras S a largo plazo ..113

4.2. Mejora de métodos: la técnica del interrogatorio ..117

4.2.1. Preguntas preliminares ..118

4.2.2. Preguntas de fondo ..119

4.2.3. Principios relativos a la disposición y condiciones en el sitio de trabajo ..120

4.2.4. Presentación de propuestas de mejora ..122

4.2.5. Implantación del nuevo método ..126

5. Medición del tiempo de las tareas...129

6. Mejorar la productividad personal...135

6.1. La supervisión...136

6.1.1. Ficha de supervisión....137

6.2. La dedicación y el problema de la multitarea...141

6.2.1. Construir la lista de dedicación ..142

7. La mejora continua en tareas administrativas ..151

Anexo 1Proyecto de mejora de la productividad en tareas administrativas en centro óptico ..159

1. Introducción y antecedentes...165

1.1. Antecedentes...165

1.2. Objeto....165

2. Diagnóstico de la situación....167

2.1. Problemas informáticos...167

2.2. Problemas de procedimientos...170

2.3. Problemas de supervisión....173

3. Propuestas de mejora...175

3.1. Propuestas de mejora de sistema...176

3.2. Propuestas de mejora de procedimientos...177

3.3. Propuestas de mejora de supervisión...190

4. Gestión de la carga de trabajo...191

4.1. Tiempo de las tareas.....191

4.2 Simulador Carga vs Capacidad de trabajo...192

5. Listas de dedicación...199

6. Estudio de tiempos...203

6.1. Oftalmólogo...203

7. Plan de actuación ..205

8. Anexo 1. Diagramas de procesos...209

8.1. 010_Primera visita ..209

8.2. 020_Graduación....212

8.3. 030_Pruebas...213

8.4. 040_Revisión....216

8.5. 050_Comunicación de incidencia ..219

8.6. 060_Entrega...220

8.7. 070_Cierre de caja...222

8.8. 080_Cambio....223

8.9. 090_Recepción...225

8.10. 100_Envío...227

9. Anexo 2. Diagramas de tiempos...229

10. Anexo 3. Ficha de supervisión....241

Anexo 2Bibliografía recomendada y cursos....245

Bibliografia recomendada...246

Libros de la colección....246

Cursos ..246

Desde Taylor hasta hoy, los procesos industriales han sido muy estudiados y se han medido de manera científica para su mejora. Este trabajo está totalmente pendiente en los trabajos de oficina y administrativos. Si tenemos en cuenta, además, que las tareas administrativas superan en peso a las tareas fabriles ¿A qué estamos esperando?Este libro presenta una guía metódica para estudiar y mejorar los procesos de trabajo administrativos aunque esto no es suficiente. El problema del trabajador de administración no es sólo hacer un proceso eficiente y eficaz, el problema es la cantidad de procesos que debe gestionar dentro de un mismo día, la multitarea. El libro presenta cómo hacer la gestión de la multitarea para que sobre tiempo para llevarlo todo a cabo.Tengamos en cuenta que todos hacemos trabajos administrativos, desde un contable hasta un director general. De hecho, los trabajadores del conocimiento dedican la gran mayoría de su tiempo a tareas administrativas y una pequeña parte al conocimiento, a aquello que da valor a su trabajo. Cuanto más se reduzca la carga administrativa, los directivos y técnicos podrán ser mejores en su trabajo, simplemente porque les quedará más tiempo para hacerlo.Este material está dirigido a responsables de administración, gerentes, jefes de producción, estudiantes de ingeniería industrial y a cualquiera que tenga bajo su responsabilidad o lleve a cabo procesos administrativos.Es un material novedoso que pone de manifiesto lo mucho que se puede mejorar el trabajo en las oficinas. Se aporta un ejemplo de un proyecto de diagnóstico y mejora de tareas administrativas que ayudará a asimilar las herramientas que se muestran en el cont